Stundenlanges Sichten von Bewerbungsmappen, in denen Ihnen Bewerber viele, aber oft nicht die für Sie wichtigen Informationen liefern, kostet Sie Zeit und Energie. Mit einem standardisierten und teilautomatisierten Auswahlprozess steigern Sie die Effizienz Ihres Recruitings und ersparen sich und Ihren Bewerbern Zeit und Nerven. Wir haben fünf Aspekte eines effizienten Bewerbermanagements zusammengefasst.
Effizientes Bewerbermanagement beginnt schon vor dem Bewerbungseingang.
Schritt 1: Ihr Informations- und Orientierungsangebot
Das Informationsangebot Ihres Unternehmens gibt potenziellen Bewerbern Orientierung. Heute suchen wir vor allem online nach Informationen und entsprechend auch nach möglichen Arbeitgebern. Indem Sie den Besuchern Ihrer Website vielfältige Informationen über Ihr Unternehmen bieten, können Sie die Zahl der Bewerbungen erhöhen. Gleichzeitig werden sich unter diesen Bewerbungen mehr Kandidaten finden, die für Ihr Unternehmen generell oder für eine der ausgeschriebenen Stellen in Frage kommen. Denn je transparenter Sie und Ihre Stellenangebote sind, desto besser können potenzielle Bewerber durch Selbstselektion herausfinden, ob das Unternehmen zu ihnen passt oder nicht und sich für oder gegen eine Bewerbung entscheiden.
Ein Aspekt, an dem sich Bewerber gut orientieren können, ist der sogenannte „Cultural Fit“ – also die Frage, ob Kandidat und Unternehmenskultur zusammenpassen. Um Informationen zur eigenen Unternehmenskultur transparent zu machen, legen Sie auf Basis Ihrer Werte und Ziele ein kulturelles Profil Ihrer Firma an, welches Sie über die Website an die Bewerber kommunizieren können. Damit dies möglichst einfach gelingt, bieten sich kurze „Cultural Fit“-Tests an, die direkt auf der Website bearbeitet werden können. Das Feedback, das direkt im Anschluss angezeigt wird, nimmt den potenziellen Bewerbern die Interpretation ab und zeigt ihnen, ob sie in dem von Ihnen beschriebenen Arbeitsumfeld arbeiten können und wollen. Aber auch Sie sollten im weiteren Bewerbungsverlauf testen, ob bei den Bewerbern ein „Cultural Fit“ vorliegt oder nicht.
Transparenz vermeidet Bewerbungen von Menschen, die sich etwas anderes unter Ihren Ausschreibungen vorstellen oder gar nicht zu Ihrem Unternehmen passen. Andersherum kann man sagen: Transparenz zieht die passenden Kandidaten bereits auf Ihrer Website an.
Schritt 2: Aktiv auf passende Kandidaten zugehen
Eine Möglichkeit, auf potenzielle Bewerber zuzugehen, ist das „Active Sourcing“. Dabei nutzen Sie Plattformen wie XING, LinkedIn, Facebook oder Google, um mögliche Kandidaten zu identifizieren und sie zu Ihrem Bewerbungsprozess einzuladen.
Relativ neu ist das sogenannte „Peer Recruiting“, bei dem Sie Ihre Kollegen in die Recruiting-Prozesse einbinden: Kennt ein Mitarbeiter eine geeignete Person für eine Vakanz, kann er diese ansprechen und als Bewerber vorschlagen. Eignet sich der Kandidat und wird von Ihnen eingeladen oder sogar eingestellt, erhält der Mitarbeiter zum Beispiel eine finanzielle Belohnung. Das Konzept des „Peer Recruitings“ ist von Unternehmen zu Unternehmen verschieden. Das Ziel ist jedoch immer das gleiche: vorqualifizierte Bewerber zu identifizieren, die sich möglichst schnell in Ihre Unternehmenskultur integrieren können.
Auf welchem Weg Sie auf mögliche Bewerber zugehen können, kommt auf Ihre Unternehmenskultur an.
Schritt 3: Den Bewerber zum Hauptakteur machen
Ihre Bewerber äußern durch das Absenden der Bewerbung den Wunsch, in Ihrem Unternehmen zu arbeiten. Die Frage, ob Sie ihnen diesen Wunsch erfüllen, können Sie nur beantworten, wenn Ihnen die richtigen Daten zur Verfügung stehen. Im besten Fall bieten Sie Ihren Bewerbern die Möglichkeit, diese Daten selbst zu hinterlegen: Im Rahmen der Online-Bewerbung füllen die Kandidaten dafür einen standardisierten Fragebogen aus, der alle für Sie relevanten Vorauswahl-Kriterien abfragt.
Alle Online-Prozesse haben zum Ziel, die Datenerfassung an die Bewerber auszulagern, sodass Sie mehr Zeit für die qualitativen Aufgaben haben.
Zu beachten sind dabei die Vorgaben des Datenschutzrechts, die den Umfang der erhobenen Daten ebenso begrenzen wie die Dauer der Speicherung.
Schritt 4: Die Vorauswahl automatisieren
Der Auswahlprozess wird effizienter, wenn Sie die Formalkriterien in der Vorauswahl automatisiert auswerten. Erfassen Sie die relevanten Anforderungen zuvor von Ihren Kandidaten mittels eines Fragebogens, kann das System Ihnen direkt anzeigen, ob ein Bewerber die Kriterien voll, eingeschränkt oder gar nicht erfüllt. So sparen Sie sich das aufwändige Sichten von Bewerbungsmappen, aus denen Sie die nötigen Informationen einzeln herausfiltern müssten, vermeiden Fehler und haben mehr Zeit für geeignete Bewerber.
Online-Vorauswahl-Tests sind eine weitere Möglichkeit, die wirklich geeigneten Bewerber zu identifizieren. Gegenüber den Formalkriterien bieten Tests den Vorteil, den Blick auf die individuellen Potenziale und somit in die Zukunft richten zu können.
An dieser Stelle setzt auch das sogenannte Jobmatching an. Dabei handelt es sich um eine Methode, mit der Sie nicht nur die geeigneten Kandidaten für eine bestimmte Vakanz finden, sondern Ihren Bewerbern multiple Chancen bieten: Indem Sie mittels Testverfahren die Eignung Ihrer Bewerber für mehrere Stellen gleichzeitig prüfen, entdecken Sie auch die Talente, die sich zwar auf eine bestimmte Stelle beworben haben, aber eigentlich ideal zu einem anderen Job in Ihrem Unternehmen passen. So wird Ihr Recruiting beschleunigt und besonders effizient, da Sie das volle Potenzial Ihrer Bewerber erkennen und nutzen können.
Es ist für beide Seiten von Vorteil, die Bewerber auf mehrere Ausschreibungen zu testen, sodass kein Talent verloren geht.
Im Bereich der Vorauswahl ist aber noch mehr Effizienz möglich: Intelligente Systeme wie JOBMATCHER sind in der Lage, Bewerber anhand ihrer Testergebnisse – der Einfachheit halber denken wir hier in Kategorien wie rot, gelb und grün – weiterzuleiten. So gelangen die roten Bewerbungen beispielsweise zu der Stelle, die für Absagen zuständig ist, während die gelben und grünen Unterlagen an die entsprechende Fachabteilung weitergeleitet werden. Und je nach Recruiting-Prozess kann auch der Betriebsrat systemseitig über den Verlauf informiert werden und die Unterlagen einsehen.
Je effizienter Sie Ihre Vorauswahl gestalten, desto qualifizierter sind die Bewerber, die Sie am Ende zu sich einladen.
Ist die Entscheidung getroffen, welche Kandidaten Sie ins Unternehmen einladen, kann das Bewerbermanagementsystem die Koordination der Termine effizient unterstützen. Dies geht so weit, dass sich Bewerber im Rahmen des Self Service selbst auf Termine buchen können, wie man es von Reservierungen für den Kinobesuch oder der Buchung von Flügen kennt. So ersparen Sie sich die mühsame Terminabsprache mit jedem einzelnen Kandidaten.
Schritt 5: Den Auswahlprozess standardisieren – und dabei fair bleiben
Auch das Jobinterview lässt sich effizienter gestalten. Dies gilt insbesondere dann, wenn es bisher unstandardisiert durchgeführt wird und jedes Gespräch eine ausgiebige Vorbereitung erfordert.
Der Einsatz standardisierter Interviewleitfäden spart Zeit in der Vorbereitung und führt zu besseren Auswahlentscheidungen, da die Fragen auf die beruflichen Anforderungen abgestimmt werden.
Verfahren wie das Multimodale Interview MMI® geben Ihnen nicht nur die Fragen vor. Im Interview-Leitfaden befinden sich zusätzlich verbale Verankerungen für gute, mittelmäßige und unzulängliche Antworten. Diese Verankerungen liefern Ihnen eine valide Entscheidungsgrundlage: Die Aussagen Ihrer Bewerber sind bewertet und werden vergleichbar, wodurch Sie eine faire Behandlung Ihrer Bewerber gewährleisten.
Fazit
Unabhängig von der Größe und Aufstellung Ihres Unternehmens sorgt ein standardisiertes und teilautomatisiertes Bewerbermanagement für ein effizientes Recruiting: Sie werden als Recruiter entlastet und können sich verstärkt auf Ihre qualitativen Aufgaben wie das Ansprechen passender Kandidaten oder das Personalmarketing konzentrieren. So sparen Sie Zeit und heben die Qualität Ihres Auswahlverfahrens an.
Außerdem vermeiden Sie frustrierte Bewerber, die nicht zu Ihrem Unternehmen oder Ihrer Vakanz passen. Ihr Recruiting wird durch das Testen der Bewerber auf mehrere Stellen effizienter, da Sie auf diese Weise kein Potenzial versäumen und Ihre Vakanzen optimal besetzen können.
Wir liefern Ihnen eine individuelle Standardisierung
Wenn es um Ihr Bewerbermanagement geht, sind die Möglichkeiten der Standardisierung und Automatisierung vielfältig und abhängig von Ihren individuellen Prozessstufen. Daher schneidern wir den Prozessablauf individuell auf Ihre Anforderungen zu. Dazu gehören verschiedene Testverfahren und Assessments sowie administrative Prozessschritte im Bewerbermanagementsystem JOBMATCHER, die Ihnen eine übersichtliche und valide Datengrundlage liefern. So werden Ihnen die Entscheidungen leichter gemacht – und bleiben trotz allem menschlich.
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