Digitale Abbildung von Assessment Centern

Effizienz von der Planung bis hin zur Gutachtenerstellung

Die Planung und Durchführung von Assessment Centern ist komplex: Kandidaten, Beobachter, Rollenspieler und Administratoren müssen zu unterschiedlichen Zeiten an den jeweils vorgesehenen Orten sein und eine Reihe von Verfahren durchlaufen. Abschließend müssen alle gewonnenen Informationen aggregiert und zuverlässig ausgewertet werden. Ein Add-on für die Systemplattform JOBMATCHER bildet jetzt alle Phasen eines Assessment Centers von der Planung bis zur Gutachtenerstellung als digitalisierten Prozess ab.

Um innerhalb kurzer Zeit die Eignung oder das Potenzial einer Vielzahl von Kandidaten unter gleichen Bedingungen und von denselben Beobachtern bewerten zu können, führen Unternehmen Assessment Center durch. Der administrative Aufwand dafür ist allerdings sehr groß und ein Assessment Center bindet in der Regel viel Personal. Zur Vorbereitung müssen Mitarbeiter beispielsweise den Veranstaltungsort buchen, alle Teilnehmer einladen sowie Zeit- und Raumpläne erstellen. Am Tag des Assessment Centers selbst tragen die Mitarbeiter die Verantwortung für einen reibungslosen Ablauf sowie für die Durchführung und Auswertung der Verfahren. Abschließend gilt es, alle gewonnenen Informationen zu aggregieren und als objektive Entscheidungsgrundlage aufzubereiten.

Planen, durchführen und auswerten – mit einem einzigen Programm

Unternehmen, die innerhalb kurzer Zeit viele Assessment Center organisieren, möchten den Personalaufwand für die verschiedenen Stadien eines Assessment Centers daher in der Regel reduzieren. Ein digitalisierter Prozess, der Mitarbeiter in der Planung, Durchführung und Auswertung der Assessment Center unterstützt, trägt zu einer erheblichen Effizienzsteigerung bei und reduziert mögliche Fehler in der Organisation.

Daten sind im Jobmatcher hinterlegt oder können importiert werden

Im JOBMATCHER legen Mitarbeiter zunächst alle Kandidatenprofile an. Dazu werden die erforderlichen Informationen über eine Schnittstelle zu einem anderen Bewerbermanagementsystem oder über eine Excel-Liste importiert. Eine manuelle Eingabe ist ebenfalls möglich. Bei Kunden, die ihr komplettes Bewerbermanagement über JOBMATCHER abbilden, sind diese Daten ohnehin hier hinterlegt.

Layouts für die effiziente Vorbereitung des Assessment Centers

Sind die Kandidaten angelegt, finden die mit der Vorbereitung betrauten Mitarbeiter im JOBMATCHER nun komplette AC-Layouts. Kandidatennamen und Ablaufpläne sind hier bereits hinterlegt. Ergänzt werden können noch Namen der Beobachter und Raumbezeichnungen. JOBMATCHER generiert hieraus automatisch alle Zeitpläne und die Raumverteilung. Oft möchten Unternehmen auch individuelle Besonderheiten im Assessment Center berücksichtigen. Möchte beispielsweise ein Beobachter bestimmte Kandidaten während eines Verfahrens wie einem Rollenspiel oder Interview beobachten, kann dies durch wenige Klicks geändert werden. Auf diese Weise vorgenommene Änderungen werden – soweit sie Auswirkungen auf andere AC-Teilnehmer haben – in den entsprechenden Dokumenten automatisiert angepasst.

Jeder Teilnehmer erhält individuelle Zeitpläne und Informationen

Am Tag des Assessment Centers können die Organisatoren alle Zeitpläne dem System direkt entnehmen: Aus den Informationen zu Teilnehmern und Raumangebot generiert der JOBMATCHER automatisch alle notwendigen Dokumente für das Assessment Center. Eine Gesamtübersicht zeigt, welche Person sich zu welchem Zeitpunkt wo und in welchem Verfahren befindet. Diesen Master-Zeitplan können damit auch Externe wie beispielsweise das Bankettmanagement des gebuchten Orts nutzen. Andere Dokumente sind individualisiert – so erhält jeder am Assessment Center Beteiligte (also Kandidaten, Beobachter, Rollenspieler, Testaufsicht) seinen persönlichen Zeit- und Ablaufplan. Die Beobachter erhalten zusätzlich die Zugangscodes, mit denen sie die jeweiligen Verfahren durchführen können. Sämtliche Dokumente werden im JOBMATCHER gespeichert und sind jederzeit editierbar.

Pläne können jederzeit und in Echtzeit angepasst werden 

Wenn sich etwas an den Rahmenbedingungen ändert, können Mitarbeiter diese Änderung jederzeit eingeben. Sie müssen nicht die gesamten Zeit- und Ablaufpläne aufwendig händisch ändern, wenn ein Teilnehmer kurzfristig absagt, sich verspätet oder zusätzliche Kandidaten am Assessment Center teilnehmen sollen. JOBMATCHER passt dann automatisch alle Zeit- und Raumpläne an. Änderungen sind auch während eines laufenden Assessment Centers möglich. Sogar wenn der Veranstaltungsort sich kurzfristig ändern sollte, ist dies planungstechnisch kein Problem – das AC-Tool erstellt automatisch alle Pläne neu.

Teilnehmer erfassen, Termine editieren, Fotos hochladen – das Programm im Einsatz beim Assessment Center

Mitarbeiter, die am Tag des Assessment Centers die Kandidaten begrüßen, bestätigen im System, wenn die Teilnehmer erscheinen und ihnen ihre Unterlagen ausgehändigt worden sind. Mitunter wünschen Unternehmen sich Fotos der Kandidaten, um bei der anschließenden Beobachterkonferenz die Ergebnisse besser den Kandidatennamen zuordnen zu können. Dazu können Fotos aus dem JOBMATCHER verwendet werden, sofern diese hinterlegt sind. Ist kein Foto vorhanden, können User aber auch direkt beim Assessment Center Fotos per Handy in den JOBMATCHER hochladen. Gerade bei einer großen Bewerberzahl erleichtert dies die Zuordnung. Unternehmen sollten jedoch daran denken, die Fotos – wie alle anderen personenbezogenen Daten – zu löschen, wenn ihr Zweck entfallen ist. Beobachter geben pro Kandidat und Verfahren – ob Rollenspiel oder Interview – ihre Bewertungen und Beobachtungen über ihr Tablet ein. Die Bewertungsskalen pro Verfahren sind dafür bereits im Vorfeld definiert worden, Auffälligkeiten eines Kandidaten (zum Beispiel besonderes beobachtetes Verhalten) können die Assessoren zusätzlich in einem Freitextfeld notieren. Die spätere Auswertung und Diskussion in der Beobachterkonferenz ist dann auf Grundlage der direkt generierten Ergebnisse möglich.

Das AC-Tool macht den AC-Prozess weniger fehleranfällig

Die technische Durchführung der Verfahren – zum Beispiel webbasierte Testverfahren, Interviews, Fallstudien und Rollenspiele – läuft analog dem Mobile MMI®. Ein Vorteil der webbasierten Darstellung: Sie ist deutlich weniger fehleranfällig. Denn auch das beste Auswahlverfahren nützt nichts, wenn am Ende beim manuellen Zusammenzählen der Punkte Fehler gemacht werden. Durch den Einsatz des Assessment-Center-Tools ist auch der Prozess an sich weniger fehleranfällig. So ist beispielsweise auf einen Blick zu sehen, ob wirklich alle Ergebnisse vorliegen. Die Verfahren bestehen in der Regel aus mehreren Teilen, zu denen jeweils Bewertungen abgegeben werden müssen und es kommt vor, dass Kandidaten einen Testteil vergessen zu bearbeiten oder Beobachter vergessen, ihre Bewertungen abzuschicken. Das Tool zeigt dies zuverlässig auf.

Ergebnisse werden in der gewünschten Detailtiefe angezeigt

Für jeden AC-Teilnehmer berechnet das System sowohl den erreichten Gesamtwert im Assessment Center, als auch die Ergebnisse für die einzelnen durchlaufenen Verfahren. So können Sie zum Beispiel sehen, ob jemand im Test sehr gut abgeschnitten, im Rollenspiel aber Schwächen gezeigt hat. Die Ergebnisse der einzelnen Verfahren können dann wiederum im Detail betrachtet werden: Für jede Einzeldimension – zum Beispiel Gewissenhaftigkeit und Integrität – erhalten Entscheider dann einen Einzelwert. Alle Werte werden auf einer Z-Skala dargestellt und mit einem Ampelmodus in den klassischen Empfehlungsstufen versehen: Rot bedeutet dabei „nicht empfohlen“, grün „empfohlen“ und gelb „eingeschränkt empfohlen“.

Gutachten unterstützen die Entscheidungsfindung

Auf Wunsch generiert das System aus den Ergebnissen ein Gutachten über jeden Kandidaten. Dies ist sinnvoll, wenn beispielsweise die finalen Entscheidungsträger am Durchführungstag nicht anwesend sind, wenn der Betriebsrat in die Entscheidung einbezogen oder zusätzlich ein höherer Vorgesetzter gehört werden soll, bevor das Unternehmen die finale Entscheidung bezüglich Weiterentwicklung oder Einstellung trifft. In diesen Fällen bietet das Gutachten eine kurze Ergebnisübersicht und hilft bei der Entscheidungsfindung. Bei internen Potenzialanalysen – wenn sich Mitarbeiter auf eine höhere Position bewerben – ist es außerdem sinnvoll, den Kandidaten das Gutachten auszuhändigen, um gemeinsam das eigene Stärken- und Schwächenprofil und persönliche Entwicklungspotenziale zu erkennen.