Wie das Anforderungsprofil für eine konkrete Stelle entsteht

Nur über messbare Eigenschaften finden Sie die richtigen Mitarbeiter


Gilt es, berufliche Eignung und Befähigung vorherzusagen, müssen zunächst die mit einem Beruf oder einer Tätigkeit verbundenen Anforderungen erhoben werden. Anforderungen bilden das Fundament der Eignungsdiagnostik. Eine Anforderungsanalyse ermittelt konkret messbare Merkmale, die Mitarbeiter mitbringen müssen, um in diesem Beruf oder in dem Job erfolgreich zu sein. Das Ergebnis ist ein Anforderungsprofil, mit dem implizites Wissen über den Beruf explizit formuliert wird, für Personaler und Bewerber Transparenz schafft und die Basis für valide Personalauswahl darstellt.

Die Betrachtung von Tätigkeitsbeschreibungen verschiedener Stellen aus unterschiedlichen Unternehmen zeigt, dass sie häufig ähnlich klingen. Was sich konkret hinter den beschriebenen Anforderungen und Erwartungen an Bewerber verbirgt, bleibt dabei intransparent und kann von Unternehmen zu Unternehmen variieren. Ein klassisches Beispiel ist das unterschiedliche Verständnis von „Sozialer Kompetenz“: Welche Facetten dieser Eigenschaft sollen Bewerber tatsächlich mitbringen? Geht es darum, dass jemand die Gefühlslage anderer schnell erfassen und deuten kann (dies wäre beispielsweise für pädagogische oder medizinische Berufe relevant) oder darum, gut zu kommunizieren und Menschen überzeugen zu können, wie es in Berufen mit regem Kundenkontakt und speziell im Vertrieb und Verkauf von Vorteil ist? Eine systematische Anforderungsanalyse und das daraus resultierende Anforderungsprofil übersetzt teils diffuse Berufsbeschreibungen in wissenschaftlich belegte, relevante Fähigkeiten und Eigenschaften. Sie sind klar umrissen und können mit eignungsdiagnostischen Verfahren wie Tests, Interviews oder biografischen Fragebögen erfasst werden. Gemeinsam mit unseren Kunden erstellen wir auf Basis von Analysen diese konkreten Anforderungsprofile. Das Ergebnis geht weit über klassische Stellenbeschreibungen, in denen erforderliches Wissen, Fähigkeiten und Kenntnisse beschrieben werden, hinaus und umfasst auch überfachliche Merkmale, die insbesondere dann wichtig werden, wenn sich konkrete Arbeitsvollzüge oder Technologien grundlegend wandeln.

Die Durchführung einer Anforderungsanalyse setzt eine sehr enge Zusammenarbeit mit der betroffenen Organisation oder Unternehmen voraus. Jobtitel können sich ähneln, in unterschiedlichen Organisationen aber sehr verschieden ausgestaltet sein. Das hängt von den Strukturen, Interessen und kulturellen Werten des jeweiligen Unternehmens und der betriebsspezifischen Ausgestaltung der Arbeitsvollzüge und Zusammenarbeit ab – Wissen, dass nur langjährige interne Mitarbeiter, Vorgesetzte und Stelleninhaber, nicht aber die externen Berater haben. In der Beratung bringen wir methodisches und psychometrisches Know-How ein, wie Anforderungsmerkmale ermittelt und später gemessen werden können und leiten die Fachexperten des Kundens an, wie die wirklich wichtigen und auch künftig wichtigen Merkmale jenseits dessen, was oberflächlich zu sehen ist, erhoben werden können.

Es ist wichtig, eng mit dem Unternehmen zusammenzuarbeiten. Jobtitel können sich ähneln, in unterschiedlichen Organisationen aber sehr verschieden ausgestaltet sein. Das hängt von den Strukturen, Interessen und kulturellen Werten des jeweiligen Unternehmens ab.

Methoden der Anforderungsanalyse

Die personalpsychologische Forschung hat ein breites Gerüst anforderungsanalytischer Methoden hervorgebracht, welches wir um Verfahren und Instrumente ergänzen, die sich in unserer Beratungspraxis als erfolgreich erwiesen haben.

Eines der wichtigsten Instrumente ist das tiefgehende Gespräch mit Fachexperten für eine Tätigkeit, hierbei sollten Vorgesetzte, langjährige und besonders erfolgreiche Stelleninhaber aber auch frisch mit der Aufgabe betraute Mitarbeiter einbezogen werden. Jede dieser Zielgruppen hat spezifische Perspektiven auf die wirklich relevanten Aspekte eines Jobs und es wäre sträflich, diese Expertise nicht umfassend zu würdigen. Ideal ist, wenn der Durchführung der Expertengespräche mit einer speziellen Interviewtechnik bereits eine Besichtigung der Arbeitsplätze oder eine kurze Begleitung von Stelleninhabern vorausgegangen ist, so sind die Experten besser in der Lage, stellenspezifische Nachfragen zu stellen und das Berichtete mit den Beobachtungen in Abgleich zu bringen.

Bei der Tätigkeitsbeobachtung begleiten wir Job-Inhaber, Kollegen und die Abteilung bei ihrer Arbeit, um die in den Beschreibungen genannten Tätigkeiten und Anforderungen nachzuvollziehen und zu ergänzen. Ziel der Beobachtung ist ein möglichst vollständiges Bild der Tätigkeiten, denn: Langjährige Mitarbeiter sind sich der Details ihrer Aufgaben oft nicht mehr bewusst, weil sie für sie selbstverständlich sind – entsprechend formulieren sie diese auch nicht. Zudem können sich auch vermeintlich feste Berufsbilder verändern. Eine Tätigkeitsbeobachtung dient dazu, die Organisation genauer zu verstehen und die unternehmensspezifischen Besonderheiten des Jobs herauszuarbeiten. 

Da man sich in der Ermittlung beruflicher Anforderungen nicht nur von einigen wenigen Experten abhängig machen sollte und vor allem später das Ergebnis einer Anforderungsanalyse organisationsweit und nicht nur von wenigen Verantwortlichen der Zentrale mitgetragen werden soll, bedarf es ergänzender Verfahren, um das berufsbezogene Votum einer größeren, standortunabhängigen Gruppe einzuholen. Hierfür werden webbasierte Befragungsprozesse eingesetzt, deren Inhalt sich aus sowohl standardisierten, betriebsübergreifenden Merkmalen und zusätzlich unternehmensspezifische Kriterien bezieht. Durch ausgeklügelte Bewertungsskalen und anschließende Verfahren der Datenklassifikation und Reduktion (insbesondere Cluster- und Faktorenanalysen) werden überfachliche Anforderungsmerkmale auf Ebene psychologischer Konstrukte erhoben.

Zur Ermittlung typischer, also regelmäßig auftretender Situationen, mit denen Stelleninhaber gut klarkommen müssen, wird die in der Psychologie etablierte Technik der „Critical Incidents“ genutzt. Das Arbeitsformat hierzu sind halb- bis ganztägiges Critical Incident Workshops, deren Ziel die Herausarbeitung typischer und erfolgskritischer Arbeitssituationen ist. Gemeinsam mit den beteiligten Fachexperten des Unternehmens/Organisation helfen unsere psychologischen Experten bei der Identifikation, Formulierung und vor allem Operationalisierung der identifizierten Situationen. Durch eine Bewertung der entstandenen „Incidents“ innerhalb des Workshops wird sichergestellt, dass nur wirklich relevante Merkmale in die Konstruktion weiterer Verfahren, wie z.B. situativer Interviewfragen, Rollenspiele oder Situational Judgment Tests einfließen.

 

Datenaggregation und Abstimmungsworkshop

Alle gesammelten Daten, Informationen und Beobachtungen fließen in ein erstes Anforderungsmodell, welches wir mit unserem Kunden diskutieren. Dabei soll unter anderem auch die Frage beantwortet werden, ob das, was wir in der Tätigkeitsbeobachtung gesehen haben, typisch für den Beruf oder eine situative Ausnahme ist und wie zukunftssicher die Schlussfolgerungen sind. Um einen differenzierten Blick auf den Beruf zu erhalten, nehmen am Workshop wiederum nicht nur Job-Inhaber des jeweiligen Berufs teil, sondern auch Mitarbeiter, die mit diesen in direktem Kontakt stehen, sowie die Führungsebene. Die Teilnehmer diskutieren, was die Stelle derzeit auszeichnet und welche Potenziale ein Bewerber für die Zukunft mitbringen soll. Bei großen Recruiting-Projekten, in denen z.B. eine Vielzahl an Stellen für ein neues Werk gleichzeitig besetzt werden müssen, dient der Workshop ergänzend dazu, die einzelnen Jobs zu clustern: Dann werden Ähnlichkeiten, Besonderheiten und Unterschiede zwischen den Jobs erarbeitet, um anschließend jobspezifische Anforderungen zu formulieren. Das Anforderungsprofil enthält schließlich alle berufsrelevanten Merkmale, für die wir die eignungsdiagnostischen Verfahren zur Bewerberauswahl zusammenstellen oder für unsere Kunden neu entwickeln und bildet die Basis für Eignungsaussagen oder das Matching von Berufen zu Personen.

 

Fazit

Anforderungsprofile sind das Fundament guter Eignungsdiagnostik. Der Aufwand von Anforderungsanalysen skaliert mit dem bereits vorliegenden Kenntnisstand, der Komplexität der betroffenen Berufsbilder und der Anzahl zu unterscheidender Jobs und zu beteiligender Experten. Der Aufwand für ein Jobprofil mittlerer Komplexität und wenigen verfügbaren unternehmensseitigen Experten ist eher gering; sollen gleichzeitig viele verschiedene und unterschiedlich komplexe Berufe oder Ebenen betrachtet und eine Mehrzahl an Standorten und viele Experten einbezogen werden, können Anforderungsanalysen sehr umfangreich und aufwändig werden – die Mühen sind jedoch genauso zwingend erforderlich wie die vorgängige Untersuchung des Baugrunds eines Bauprojekts und die Berechnung einer soliden Statik, denn wackelig und auf Sand baut man auch in der Eignungsdiagnostik nicht, weil es um langfristige Zukunftsinvestitionen geht.



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