Fairantwortungsvoll absagen

So lehnen Sie Bewerber ab – ohne schlechtes Gewissen


Die Art einer Absage trägt maßgeblich dazu bei, wie abgelehnte Bewerber ein Unternehmen wahrnehmen. Sie tragen ihre Erfahrungen mit dem Unternehmen nach außen – und teilen sie mit anderen. Es liegt also im Interesse des Unternehmens, fair und respektvoll mit seinen Kandidaten umzugehen – auch wenn sie für die ausgeschriebene Stelle nicht in Frage kommen.

Wie mit den Kandidaten umgegangen und wie ihnen abgesagt wird, prägt das Bild des Unternehmens nach außen.

Was ein Unternehmen also keinesfalls tun sollte: gar nicht absagen, zu lange warten und ausschließlich Standardfloskeln verwenden. Besser: individualisierte Absagen formulieren. Neben der grundsätzlichen Sorge, sich auf diese Weise Probleme mit dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) einzuhandeln, stehen besonders Unternehmen mit hohem Bewerberaufkommen schlichtweg vor einem Kapazitätsproblem. Doch auch standardisierte Absagen können ansprechend formuliert sein und einen Mehrwert bieten, zum Beispiel in Kombination mit einem automatisiert generierten Feedback zum Abschneiden im Auswahlverfahren. Da es in der Natur der Absage liegt, eine negative Nachricht zu transportieren, ist eine besonders wertschätzende Kommunikation hier das A und O – für Bewerber und Unternehmen. Denn: Fühlt sich der Kandidat ungerecht behandelt, teilt er diese Erfahrung mit anderen – und prägt damit das Bild des Unternehmens nach außen.

Was Sie beachten müssen, um fair und verantwortungsvoll abzusagen

Zeitnah antworten

Jeder Bewerber wünscht sich, eine zeitnahe Rückmeldung zu seiner Bewerbung zu erhalten. Der Zeitfaktor ist demnach ein wichtiger Punkt, der zur wahrgenommenen Fairness beiträgt. Müssen Kandidaten lange auf eine Reaktion warten und erhalten dann gegebenenfalls nur substanzlose Floskeln, werden sie das Prozedere wahrscheinlich als unfair wahrnehmen. Falls eine zeitnahe Antwort aufgrund interner Gründe nicht möglich ist, empfiehlt es sich, zumindest Zwischenbescheide zu verschicken und die Kandidaten um Geduld zu bitten. So bleiben sie zwar vorerst ohne konkrete Entscheidung zurück, wissen jedoch, dass man sie nicht vergessen hat.

Feedback-Berichte verschicken

Werden Bewerber auf Basis von Testergebnissen abgelehnt, haben sie die Anforderungen an die freie Stelle nicht ausreichend erfüllt. Im Rahmen psychologischer Testverfahren stellen Feedback-Berichte daher eine sehr gute Möglichkeit dar, Absagen positiv einzubetten. In einem entsprechend ausgestalteten Bericht werden die getesteten Merkmale einschließlich der individuell diagnostizierten Stärken und Schwächen beschrieben. Das gibt abgelehnten Bewerbern die Möglichkeit, an Schwachstellen zu arbeiten und stiftet Nutzen statt Unmut.

Ein Feedback-Bericht bietet abgelehnten Kandidaten einen Mehrwert, denn sie erhalten eine Übersicht der individuellen Stärken und Schwächen. Der Bericht zeigt Entwicklungsfelder und Möglichkeiten auf, vorhandene Potenziale noch zu steigern.

Prinzipielles Interesse mitteilen

Unternehmen stehen am Ende eines Selektionsprozesses regelmäßig vor der schwierigen Aufgabe, sich zwischen mehreren sehr gut passenden Bewerbern entscheiden zu müssen. Weil es oftmals jedoch nur eine einzige freie Stelle gibt, erhalten Bewerber, die eigentlich alle Anforderungen erfüllen und für das Unternehmen interessant sind, trotzdem eine Absage. In einem solchen Fall sollte ein individuelles Absageschreiben verfasst werden, in dem das prinzipielle Interesse an der Person mitgeteilt wird. Das Unternehmen kann bei dieser Gelegenheit die Erlaubnis einholen, die Bewerbungsunterlagen zu speichern. Ergibt sich zu einem späteren Zeitpunkt eine neue Stelle, auf die das Kandidatenprofil passt, profitieren beide Seiten davon: Der Kandidat erfährt Wertschätzung und das Unternehmen hat keinen spannenden Bewerber verloren.

AGG-konforme Absagegründe verwenden

Bewerber möchten die Gründe für eine Absage erfahren, damit sie die Entscheidung nachvollziehen und auf Basis der Rückmeldung an sich arbeiten können, um sich für die nächste Bewerbung besser aufzustellen. Wenn ein Unternehmen seinen Bewerbern konkrete Gründe für die Absage mitteilen möchte, gilt es, hierbei das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) zu beachten. Das AGG schreibt vor, dass Bewerbern nicht aus diskriminierenden Gründen abgesagt werden darf. Unternehmen sollten daher bei individuellen Absageschreiben klar formulieren, dass ein Bewerber den Anforderungen der Arbeitsstelle nicht bzw. nicht ausreichend entsprochen hat. Die Absage darf aber nicht aufgrund der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion, des Alters, der sexuellen Orientierung oder einer Behinderung einer Person passieren, sondern muss sich aus den Fähigkeiten und Eigenschaften der Person begründen, die für die Ausübung der anvisierten Tätigkeit relevant sind. Wird im Rahmen des Auswahlprozesses ein Test eingesetzt, der auf Basis dieser Anforderungen zusammengestellt worden ist, sind Sie mit einer Rückmeldung auf dieser Ebene automatisch auf der sicheren Seite.

Automatisierung im Absage-Management – aber nicht ganz

Rein technisch betrachtet ist das automatische Verschicken standardisierter Absagen direkt aus dem HR-System heraus möglich – beispielsweise wenn sich Bewerber bereits im Online-Test als ungeeignet erweisen und die Mindestanforderungen nicht erfüllen. Für Unternehmen ergibt sich daraus ein großer Vorteil, denn sie sparen zeitliche und personelle Ressourcen für diesen Selektionsprozess. Aus Perspektive der Kandidaten ist diese Form der vollständigen Automatisierung jedoch nicht empfehlenswert.

Ein Beispiel

Ein Kandidat hat an einem Sonntagabend einen Online-Test absolviert und bereits am Montagmorgen eine Absage erhalten. Die Effizienz dieser Methode der systemseitigen, weil automatisierten Absage ist unstrittig, erweckt beim Bewerber aber auch schnell den Eindruck, dass sich kein echter Mensch mit seiner Bewerbung befasst hat. Eine solche Erfahrung wird von Bewerbern in der Regel als unfair empfunden.

Die Entscheidung über eine Absage sollte immer vom Unternehmen getroffen werden – nicht vom System.

Besonders in mehrstufigen Auswahlprozessen besteht die Möglichkeit, nach jeder Prozessstufe ein spezifisches, standardisiertes Absageschreiben zu formulieren. Ob ein Bewerber direkt zu Beginn nach einem Online-Test oder erst nach einem aufwendigen Assessment Center eine Absage erhält, verändert den Inhalt, den ein solches Schreiben vermitteln sollte – denn wer bereits viel Zeit und Vorbereitung investiert hat, erwartet erfahrungsgemäß eine persönlichere Rückmeldung mit differenzierendem Feedback. Je weiter ein Kandidat also in einem Auswahlprozess rückt, desto individualisierter oder persönlicher sollte eine Absage sein.

Wertschätzende Kommunikation im gesamten Recruiting-Prozess

Auch eine noch so individuell formulierte und zeitnahe Absage kann einen intransparenten und willkürlichen Bewerbungsprozess nicht wiedergutmachen – zum Beispiel wenn im Online-Test oder Assessment Center der Bezug zur späteren Aufgabe im Job fehlt.

Eine Absage wird nur dann als fair angesehen, wenn auch der gesamte Auswahlprozess fair gestaltet ist.

Nicht nur die professionelle und respektvolle Formulierung einer Absage ist wichtig – über den gesamten Auswahlprozess hinweg ist wertschätzende Kommunikation zwischen Bewerber und Unternehmen ein wichtiger Faktor, an dem sich Fairness messen lässt.


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