Bewerber einladen leicht gemacht 

Self-Service für Termine


Bei hohem Bewerberaufkommen und komplexen Auswahlprozessen brauchen Personalverantwortliche ein System, mit dem sie die einzelnen Prozessstufen effizient verwalten können. Alle Kandidaten vor Ort zu testen oder zu einem Interview einzuladen, bedeutet einen großen administrativen Aufwand, der schon bei der Terminplanung beginnt. Mit einem Zusatzmodul für die Systemplattform JOBMATCHER reduzieren Recruiter diesen Aufwand erheblich: Sie können darin alle Termine vor Ort planen, Bewerber automatisiert einladen und ihnen ermöglichen, sich selbstständig anzumelden.

Unternehmen und Behörden stehen regelmäßig vor der Herausforderung, in festgelegten Zeiträumen eine Vielzahl von Bewerbern für eine oder mehrere Stellen eignungsdiagnostisch zu testen. In vielen Fällen geschieht dies in einem mehrstufigen Auswahlprozess: Dem Pre-Test von zu Hause aus folgt eine Einladung zu weiteren Verfahren wie dem Assessment Center oder einem Interview vor Ort. Für diese Auswahlstufe müssen Personalverantwortliche Termine anlegen, planen und vergeben.

Vorbereitung: Veranstaltungen anlegen und Termine planen mit INVITE 

Im System legen Sie zunächst den Typ der Veranstaltung an – in unserem Beispiel ist dies der Vor-Ort-Test. In vielen Fällen führen Unternehmen auch mehrere Recruitingprozesse gleichzeitig durch, beispielsweise wenn verschiedene Stellen besetzt werden sollen. Auch das können Sie im System abbilden, indem Sie Veranstaltungen für unterschiedliche Jobfamilien (zum Beispiel Vor-Ort-Tests für einen technischen und einen kaufmännischen Beruf) anlegen. 

Das Zusatzmodul INVITE ist anpassbar an Ihren spezifischen Auswahlprozess mit seinen verschiedenen Verfahren, sodass Sie beliebig viele Veranstaltungstypen im System hinterlegen können.

 

Innerhalb der Veranstaltung legen Sie nun die Einzeltermine fest: Wie viele Termine Sie für den Vor-Ort-Test planen, hängt einerseits von der Bewerberzahl ab, andererseits von Ihren räumlichen, technischen und personellen Kapazitäten für den Auswahltag. Für die Einzeltermine definieren Sie Datum, Uhrzeit, Dauer und Ort beziehungsweise die vollständige Adresse, denn diese Informationen werden beim Versenden der Einladungs-E-Mails automatisch von JOBMATCHER ergänzt.
Zusätzlich zu diesen „Hard Facts“ der Veranstaltung können Sie bei Bedarf weitere Dokumente über INVITE hochladen und hinterlegen, die der E-Mail als Anhang beigefügt werden sollen – zum Beispiel eine ausführliche Anfahrtsbeschreibung.

Ausgewählte Bewerber einladen

Sie haben Ihre Termine angelegt und wollen nun Ihre Kandidaten zum Vor-Ort-Test einladen. Grundsätzlich kämen hierfür alle Bewerber infrage, die den Pre-Test bereits absolviert haben – allerdings abhängig von ihren jeweiligen Testergebnissen. In JOBMATCHER können Sie über die Prozessübersicht eine Liste dieser Kandidaten aufrufen und per Mausklick auswählen, wer eingeladen werden soll. Diese Kandidaten werden zunächst der Veranstaltung im System hinzugefügt, und es entsteht eine Teilnehmerliste. Mit wenigen Klicks können Sie nun alle Teilnehmer einladen. Die automatisch versendeten E-Mails können Sie selbst bearbeiten und auf den jeweiligen Prozessschritt abstimmen.
Die Teilnehmerliste dient Ihnen im weiteren Verlauf dazu, den Fortschritt der Einladungen zu verfolgen: Sie aktualisiert sich automatisch, sobald ein Kandidat einen Termin zu- oder absagt. Immer wenn Sie neue Kandidaten hinzufügen, die den Pre-Test erfolgreich absolviert haben, weist Sie das System darauf hin, wen Sie noch nicht eingeladen haben.


Der Kandidat entscheidet über seinen Termin

Die eingeladenen Kandidaten erhalten Ihre E-Mail mit einem Link, der eine Terminansicht für Bewerber öffnet.

Jeder Kandidat wird nun aufgefordert, sich selbst einem der angebotenen Termine für den Vor-Ort-Test hinzu zu buchen – mit nur einem Klick.

 

Dies schafft Akzeptanz auf Seiten der Bewerber, die flexibel zwischen Alternativen entscheiden können. Das System gibt Ihnen die direkte Rückmeldung, ob und zu welchem Termin der einzelne Kandidat zugesagt hat.


In der Terminübersicht sehen Sie durch einfache Balkendarstellungen den Status Ihrer Veranstaltung: Wie viele der eingeladenen Kandidaten bereits zu-, abgesagt oder sich noch nicht zurückgemeldet haben. Sie haben nun noch die Möglichkeit, nach den „Nichtreagierern“ zu filtern und ihnen eine Erinnerungsmail zu schreiben – entweder mithilfe einer E-Mail-Vorlage, die wiederum individuell angepasst wurde, oder händisch.

Der Auswahltag

Für den Vor-Ort-Test generiert Ihnen das System pro Teilnehmer einen individuellen Web-Key, mit dem sich die Kandidaten zum Test einloggen können. Sie können die Web-Keys am Auswahltag oder kurz vorher inklusive des Namens ausdrucken und an die Teilnehmer verteilen. Im System dokumentieren Sie bei Bedarf, ob die Teilnehmer tatsächlich anwesend waren – auch hier wieder mit nur einem Klick. Schließt sich an den Test noch ein weiteres Verfahren wie ein Assessment Center oder Interview an, können der Teilnehmerstatus angezeigt und die Ergebnisse in JOBMATCHER eingetragen werden.
 

Fazit

Das Zusatzmodul zum Einladungsmanagement INVITE ist immer dann sinnvoll eingesetzt, wenn die Kommunikation mit und Verwaltung von Bewerbern in mehrstufigen Auswahlprozessen effizient gesteuert werden müssen. Es gibt Ihnen zu jeder Zeit eine komplette Übersicht über den Status der Termine, nimmt Ihnen die organisatorische Arbeit der Terminabstimmung ab und ermächtigt zudem Ihre Kandidaten, sich selbst für einen passenden Termin zum Auswahltag zu entscheiden. 


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