Am liebsten würde ich den gesamten Recruiting-Prozess automatisieren – geht das?

Automatisierung zwischen Effizienz und Ethik


Personalentscheider sind bei ihrer Arbeit auf einen reibungslosen und möglichst effizienten Prozess angewiesen; das gilt sowohl für die gesamten administrativen Aufgaben als auch für die Bewerberauswahl. Eine Automatisierung des Bewerbermanagements ist sinnvoll, wenn Abläufe vereinfacht und beschleunigt werden – sie dürfen dabei aber nicht an Qualität verlieren. 

Höchstmögliche Automatisierung des Recruiting-Prozesses – sinnvoll für alle?

Stellen Sie sich ein System vor, das Ihnen in Zukunft die gesamte Arbeit abnimmt: Es generiert eine automatische Stellenanzeige für Ihre Website und andere Kanäle. Die Kandidaten bewerben sich online, und die Software filtert direkt nach Eingang der Bewerbungen auf Basis von Algorithmen die allerbesten Bewerber für die angebotene Stelle heraus. Das System prüft außerdem automatisch, ob die übrigen Kandidaten auf Basis ihrer Fähigkeiten zu anderen Bereichen im Unternehmen passen. Alle anderen erhalten sofort automatisch und ohne Ihr Zutun eine Absage per E-Mail. 

Solch ein voll automatisierter Recruiting-Prozess hat sicherlich seine Vorteile. Aber: Personalsuche sollte immer ein menschlicher Prozess bleiben.

Bewerber, die fast direkt nach Einsendung ihrer Online-Bewerbung eine automatische Absage per E-Mail erhalten, sind tatsächlich weg – sie wissen, dass hinter dem Recruiting-Prozess kein Mensch steckt, sondern eine Maschine. Für die Akzeptanz solcher Auswahlverfahren seitens der Kandidaten ist dies eher abträglich; in den USA sind bereits erste Klagen von Bewerbern gegen vermeintlich automatisierte Absagen anhängig.

Außerdem stellt sich bei solch vollautomatisierten Prozessen die Frage: Was haben Sie als Recruiter überhaupt noch zu tun?

Automatisierung muss steuerbar bleiben, und zwar von Ihnen!

Der Grad der Automatisierung ist immer abhängig von der Größe und Struktur des Unternehmens: Bei Bewerberaufkommen mit mehreren Tausend oder gar Zehntausenden Bewerbern ist die Automatisierung des gesamten Recruiting-Prozesses bei gleichbleibender Qualität und Verlässlichkeit der Auswahlverfahren hocheffizient.

Mit der richtigen Systemplattform, die an die Anforderungen des Unternehmens angepasst ist, können Recruiter auf Basis webbasierter Fragebögen und psychologischer Testverfahren schnell und fehlerfrei arbeiten und entscheiden, wer die richtigen Bewerber für offene Stellen sind.

Bei kleinen Unternehmen ist der Automatisierungsbedarf meist um einiges geringer, weil auch das Bewerberaufkommen kleiner ist. Gerade Recruiter im Mittelstand setzen darauf, die Bewerber über die psychologische Eignungsdiagnostik und ein vereinfachendes Softwaresystem hinaus trotzdem einzeln anzuschauen und kennenzulernen – denn in kleineren Betrieben hat persönliche Interaktion mit den einzelnen Kandidaten oft eine höhere Gewichtung als in größeren Unternehmen. Ein Bewerber kann intelligent und fähig sein und trotzdem nicht zum Unternehmen passen – die individuelle Unternehmenskultur steht hier noch stärker im Vordergrund.

Auch individuelle Recruiting-Prozesse brauchen Standardisierung

Unabhängig von der Größe und Aufstellung des Unternehmens ist eine Effizienzsteigerung Ihres Recruitings durch Automatisierung und Standardisierung in jedem Fall sinnvoll. Effizienz bezieht sich dabei nämlich nicht allein auf den Zeitfaktor, sondern vorrangig auf die Qualität Ihrer Auswahlverfahren. Bei geringem Bewerberaufkommen reicht hier schon eine einfache technische Lösung aus, über die Sie Testverfahren durchführen und Ergebnisse abrufen können, um anschließend weitere Schritte einzuleiten. 

Wenn es um das gesamte Bewerbermanagement geht, sind die Möglichkeiten der Standardisierung und Automatisierung vielfältig und abhängig von Ihren individuellen Prozessstufen. Auf Basis Ihrer Anforderungen muss eine Systemplattform so konfigurierbar sein, dass sie alle relevanten Schritte Ihres Recruiting-Prozesses abbildet und effizient miteinander verzahnt. 

Beispiel-Prozess eines individuell automatisierten Bewerbermanagements

Ein Unternehmen hat eine Stelle ausgeschrieben, die Bewerbungen sollen online eingehen. Dafür füllen die Bewerber zunächst einen spezifischen Personalfragebogen aus, der biografische Anforderungen wie den Ausbildungsstand oder Berufserfahrungen erhebt. In einem integrierten E-Recruiting-System werden die eingegangenen Bewerbungen nun automatisiert vorselektiert: Entlang der individuellen Berufsgruppendefinitionen ist das System in der Lage, nach spezifischen Kriterien automatisiert zu filtern und den Erfüllungsgrad der Anforderungen für jeden Bewerber in Ampelfarben anzuzeigen – ob die Kriterien also voll, eingeschränkt oder gar nicht erfüllt werden. Ergänzend können systemseitig Regeln definiert werden, was abhängig von der jeweiligen Ampelfarbe im nächsten Schritt passieren soll: Beispielsweise erhalten alle Bewerber mit einem „grünen Ergebnis“ automatisch eine Einladung zur nächsten Prozessstufe (zum Beispiel einem Online-Test), „gelbe Bewerber“ werden an eine Fachabteilung weitergeleitet, die über den nächsten Schritt entscheiden soll, und Kandidaten mit roter Ampel erhalten eine Absage per E-Mail, (frühestens am Folgetag, damit die Automatisierung nicht transparent wird), die Sie als Vorlage im System hinterlegt haben. 

Weil es Unternehmen häufig wichtig ist, potenzielle Talente unabhängig von einer konkreten Stelle binden zu können, kann systemseitig beispielsweise festgelegt werden, dass alle „gelben Bewerber“ auf ihre Eignung für andere Stellen geprüft werden; ein Ingenieur mit einem interessanten Lebenslauf könnte so gegebenenfalls für eine Vielzahl von Stellen in Betracht gezogen werden. Auch in diesem Fall kann der Recruiter den weiteren Prozess im Vorfeld definieren: Nachdem ihm das System angezeigt hat, für welche Berufsbilder ein Kandidat noch infrage kommt, kann ihm der Recruiter aus dem System heraus eine E-Mail mit einem alternativen Angebot schicken – und signalisiert dem Bewerber damit seine Wertschätzung. Im weiteren Prozessverlauf wird der Bewerber bei Interesse einem anderen Systempool zugeordnet und nimmt dort am weiteren Auswahlprozess für die spezifische Stelle teil. 

Das Halten von Talenten geht auf Wunsch auch noch einen Schritt weiter: Erfolgversprechende Kandidaten, für die aktuell keine passende Stelle offen ist, können ihre Einverständniserklärung abgeben, dass ihre Daten für einen gewissen Zeitraum gespeichert werden. In einem Talentpool, der in das System integriert ist, kann der Recruiter bei einer späteren Ausschreibung genau solche Kandidaten finden und ihnen eine erneute Einladung zum Bewerbungsprozess schicken – oder gar ein direktes Angebot machen. Das ist für berufserfahrene Bewerber ebenso interessant wie für Berufseinsteiger, die das Unternehmen beispielsweise als Praktikanten kennengelernt haben. Von dieser Personengruppe wissen Sie, ob sie zu Ihrer Kultur passen, sich für den Job interessieren und einen guten Eindruck hinterlassen haben. Um sicherzustellen, dass solche Informationen nicht verloren gehen, müssen sie nach dem Praktikum von der Fachabteilung festgehalten (dies geschieht über einen kurzen Online-Fragebogen, der automatisch verschickt wird) und zusammen mit dem voraussichtlichen Eintrittsdatum ins Berufsleben hinterlegt werden. Zum potenziellen Eintrittszeitpunkt erhält der frühere Praktikant dann automatisch eine E-Mail, in der er daran erinnert wird, dass das Unternehmen nach wie vor Interesse an ihm hat. Der Recruiter definiert selbst, was anschließend passieren soll – zum Beispiel ob ein Kandidat direkt ins Unternehmen oder erst zu einem (Online-)Test eingeladen wird.  

Auch automatisierte Prozesse sollten menschlich bleiben

Wenn sich Kandidaten bei Ihnen bewerben, dann tun sie das in dem Glauben, bei Ihnen den Traumjob oder die perfekte Ausbildung zu finden. Diese Hoffnung sollten Sie nicht am Tag der Bewerbung durch eine automatische, standardisierte Absage platzen lassen: Auch wenn die Angaben nicht zu den formalen Kriterien passen, die Sie im System für die entsprechende Vakanz hinterlegt haben und die Bewerbungen deshalb rot oder gelb markiert wurden, müssen Sie nicht direkt eine Absage versenden. Stattdessen können Sie sich solche Bewerbungen noch einmal persönlich ansehen oder an die entsprechenden Fachabteilungen schicken und diese entscheiden lassen. Denn trotz aller Automatisierung sollte ein Recruiting-Verfahren ein menschlicher Prozess sein.

Ihre Prozesspipeline für ein übersichtliches Auswahlverfahren

Mithilfe der sogenannten Prozesspipeline erhalten Sie einen Überblick über den Prozessverlauf: Der Auswahlprozess wird in einzelne Stufen unterteilt, und Sie sehen auf den ersten Blick, wie viele Bewerber sich aktuell auf welcher Stufe befinden. Wenn Sie die Prozessstufen anklicken, gelangen Sie direkt zu einer Übersicht der jeweiligen Kandidaten. 

In diesem Beispiel bedeutet der grüne Pfeil, dass die Kandidaten automatisch zur nächsten Stufe weitergeleitet werden, ohne dass Sie als Recruiter etwas tun müssen. Die gelb markierten Bewerber werden automatisch an den Betriebsrat weitergeleitet. In Abhängigkeit Ihres Bedarfs kann der folgende Prozess ebenfalls automatisiert oder manuell fortgeführt werden: Entweder erhält der Bewerber direkt nach der Entscheidung eine Einladung oder eine Absage, wobei dieser Schritt für Sie protokolliert wird, oder Sie führen diesen Vorgang nach der Rückmeldung vom Betriebsrat manuell durch. 

In einem Workshop können wir die ideale Prozesspipeline beziehungsweise die einzelnen Prozessschritte individuell mit Ihnen definieren. Abhängig von Ihren Ausschreibungen und Anforderungen für die verschiedenen Stellen kann es auch unterschiedliche Prozesse in Ihrem Unternehmen geben, beispielsweise weil sich nicht für alle Berufe ein Pre-Test anbietet. Die Entscheidung, in welchem Umfang die Prozesse automatisiert werden sollen, liegt also letztendlich bei Ihnen.

Automatisierte Assessments wie das ZVI

Mittlerweile können Elemente, die aus dem „klassischen” Auswahlverfahren bekannt sind, auch in automatisierter Form durchgeführt werden. Ein Beispiel dafür ist das klassische Jobinterview in Form des „Zeitversetzten Video-Interviews” (ZVI), zu dem Ihre Bewerber analog eines Online-Tests per E-Mail eingeladen werden. Für das ZVI zeichnen Sie zunächst eine individuelle Begrüßung auf, die Ihre Bewerber sich zusammen mit einer Anleitung anschauen. Die Fragen werden ihnen einzeln vorgegeben und die Antworten aufgezeichnet. Sobald die Antworten eines Bewerbers im System eingegangen sind, erhalten Sie eine Nachricht. Die Auswertung der Aufnahme können Sie dann durchführen, wenn Sie Zeit dafür haben, und im Anschluss eine Entscheidung treffen.

Das ZVI hat sich besonders in internationalen und globalen Prozessen bewährt. Denn es funktioniert auch dann, wenn ein persönliches Treffen nicht möglich oder ein Telefonat aufgrund unterschiedlicher Zeitzonen schwierig zu realisieren ist.

Welche Methoden und Verfahren sich für Ihr Recruiting eignen, hängt grundsätzlich von unterschiedlichen Faktoren wie den beruflichen Anforderungen, der Größe Ihres Unternehmens und der Anzahl an Bewerbern ab. 

Ein effizientes Einladungsmanagement

Wenn Sie einige Bewerber nach der Online-Vorauswahl zu einem persönlichen Gespräch in Ihr Unternehmen einladen möchten, brauchen Sie ein übersichtliches, strukturiertes Einladungsmanagement. Dabei hilft Ihnen ein Termintool, mit dem Sie passende Einladungen für unterschiedliche Arten von Terminen wie Interviews, Assessment Center oder arbeitsmedizinische Untersuchungen anlegen und versenden können. Hier ordnen Sie Bewerber einzeln oder in Gruppen Terminen zu und lassen Ihnen automatisiert die passende Einladung per E-Mail oder SMS zukommen. Diese enthält alles, was Sie für diesen Termin als relevant definiert haben, von Anfahrtsbeschreibungen bis zu Listen der mitzubringenden Unterlagen. Über einen Link in der Einladung geben Ihre Bewerber an, ob sie Ihrer Einladung folgen oder gegebenenfalls auf einen anderen Termin ausweichen müssen. So entfällt für Sie das mühsame Nachhalten und Ihre Terminplanung vereinfacht sich merklich. 

Eine weitere Möglichkeit ist es, den Bewerbern die Entscheidung für einen Termin selbst zu überlassen, indem Sie mehrere Termine zur Auswahl stellen. Bei Bedarf erinnern Sie die Kandidaten kurz vor dem Termin mit einer automatisch versendeten SMS daran, dass auch Sie sich darauf verlassen möchten, dass das Treffen zustande kommt.

Mit einem automatisierten Einladungsmanagement wird Ihre gesamte Verwaltung und Koordination vereinfacht, insbesondere bei großen Bewerberzahlen.

Wir orientieren uns an Ihrem Bedarf

Wir schneidern den Prozessablauf grundsätzlich individuell auf Ihre Anforderungen zu. Dazu gehören die qualitativen Inhalte wie Testverfahren und Assessments ebenso wie die Prozesssteuerung und das Bewerbermanagement mit der Systemplattform JOBMATCHER. Hier wird Ihnen Ihr Prozess so aufbereitet, dass Sie jederzeit eine übersichtliche Datenbasis haben, um möglichst einfach zu Ihrer finalen Entscheidung zu gelangen. Denn Ihre Erfahrung ist durch keinen Automatismus zu ersetzen.  


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